オフィスワーカーが毎日使うもの、「書式」「テンプレート」と呼ばれるもの。
せっかくきれいな書式を作って使っていたのに、しばらく経ったら、謎の編集が加えられていた…
なんてこと、ありませんか？
それは、通常の「ファイル」として共有しているから起きてしまった悲劇です。

ということで今回は、Office製品の「テンプレート」機能を利用してみましょう。

「テンプレートとして保存」するメリット

「テンプレートを作成して、そのファイルをコピーして使いまわすこと」は、最も単純な、共有の方法です。
ただ、その場合だと、元になったファイルを編集されてしまう危険が付きまといます。

それを防ぐためには、大本となったファイルを更新されないようにファイルの保護をかけなければならなくなります。
ですが、保護をしたファイルをコピーした場合、「保護している」という状態も引き継いでしまうため、「保護を解除する」という手間が発生します。

「テンプレートとして保存」した場合は、テンプレートを使って資料を作成した後、自動でWord/Excel/PowerPointファイルとして保存を行うので、「うっかり上書き」することができません。
意図してテンプレートを編集しようとしない限りは、最初の状態を保つことができます。

テンプレートの作り方

※以下はOffice365の画像です。
※画像はWordですが、ExcelやPowerPointについても、同様の操作が可能です。

・テンプレートにしたい内容を作成します。

・「ファイル」＞「名前を付けて保存」を選択します。

・保存時、「ファイルの種類」を「Wordテンプレート（*.dotx）」に変更します。
この操作を行うと、自動的にファイルの保存場所が、ドキュメント内の「Officeのカスタムテンプレート」に変更されますので、それに従います。

「保存」します。

テンプレートを使う

・Wordを新規で立ち上げます。

・「その他のテンプレート」を選択

⇒「個人用」欄に、先ほど作成したテンプレートが表示されます。

クリックすると、テンプレートが引用された新規ファイルが開きます。

編集したファイルを、「名前を付けて保存」「上書き保存」しようとすると、自動的にファイル形式が「Word文書（*.docx）」となり、テンプレートへは更新されません。

※テンプレート自体を更新したい場合は、保存形式を「Wordテンプレート（*.dotx）」に変更します。

また、「個人用」の画面から、「ピン留め」を選択すると、初期画面に、自作のテンプレートも表示され、選択しやすくなります。

テンプレートを共有する

人が作ったテンプレートを使う場面については、テンプレートをコピーした後、「ドキュメント」＞「Officeのカスタムテンプレート」に保存します。

※上記以外の場所に保存した場合には、テンプレート引用時に表示されません。

さいごに

この方法を利用すれば、Officeが最初に提示している「お勧めのテンプレート」に、さらに手を加えたものを、自前のテンプレートとして保存しておくことも可能です。
Office製品の隅から隅まで使い尽くして、業務をどんどん効率化していきましょう！